flag Судова влада України

Єдиний Контакт-центр судової влади України 0-800-501-492

Засади використання автоматизованої системи документообігу у Корольовському районному суді м. Житомира

Затверджено
Рішенням зборів  суддів
Корольовського районного суду м. Житомира
від 07.10.2015 року  № 43
 
З А С А Д И  
використання автоматизованої системи документообігу у
Корольовському районному суді м. Житомира
 
1. Загальні положення
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Корольовському районному суді м. Житомира (далі – Засади) визначають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи у Корольовському районному суді м. Житомира (далі – суд).
1.2. Ці Засади розроблено відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів»,  «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист персональних даних», Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, затвердженої Державною судовою адміністрацією України від 17.12.2013 №173, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, зі змінами затвердженими рішенням Ради суддів України №79 від 22.07.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України наказом №108 від 22.07.2015 та інших нормативно-правових актів.
2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапи її руху у суді
2.1. Вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками канцелярії суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження у робочі дні, а клопотання слідчого, прокурора під час досудового розслідування  - у вихідні та святкові дні, у випадках передбачених цими Засадами.
2.2. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
2.3. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.
2.4. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
2.5. Номер судової справи формується автоматизованою системою автоматично та залишається незмінним.
2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45.
2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
3. Розподіл судових справ між суддями
3.1. Розподіл судових справ у Корольовському районному суді м. Житомира здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Звіт про автоматизований розподіл судових справ щоденно в автоматичному режимі оприлюднюється на сторінці веб-порталу Судової влади України Корольовського районного суду м. Житомира.
3.2. У суді може застосовуватися:
3.2.1 автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;
3.2.2 пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
3.2.3 розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
3.2.4 повторний автоматизований розподіл судових справ.
3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
3.3.1 за два місяці до закінчення повноважень судді;
3.3.2. за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
3.3.3. за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
3.3.4. у період відпустки судді;
3.3.5. за три робочі дні до початку відрядження, в тому числі направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо, якщо його тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;
3.3.6. за один робочий день до початку відрядження, якщо його тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
3.3.7. у період перебування судді у відрядженні;
3.3.8. під час тимчасової непрацездатності судді;
3.3.9.  в разі перебування судді в нарадчій кімнаті понад п’ять днів;
3.3.10.  під час перебування слідчого судді у вільному від роботи дні у вихідні та святкові дні, з метою оперативного розгляду справ та дотримання встановлених законом строків щодо скарг на рішення, дії та бездіяльність слідчого чи прокурора під час досудового розслідування.
3.3.11. в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
4. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ                                                   між суддями Корольовського районного суду м. Житомира
4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
4.1.1 із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
4.1.2 із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами пункту 3.3 цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
4.3. Під час автоматизованого розподілу судових справ між суддями Корольовського районного суду м. Житомира враховується:
4.3.1 коефіцієнт, що враховує форми участі судді в розгляді судової справи.
 № з/п
Коефіцієнт форму участі судді в розгляді судової справи
Коефіцієнт
1
Головуючий суддя
1
2
Суддя, що бере участь в колегіальному розгляді справи
0,7
 4.3.2 коефіцієнт адміністративних посад – коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи
 № з/п
Коефіцієнт адміністративних посад у суді
Коефіцієнт
1
Голова суду
0,7
2
Заступник голови
1
 4.4. Зборами суддів Корольовського районного суду м. Житомира запроваджена спеціалізація суддів з розгляду:
1) кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення;
2) цивільних справ, адміністративних справ та судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні у порядку, передбаченому КПК України.
Спеціалізація кожного з суддів Корольовського районного суду м. Житомира визначається за рішенням зборів суддів цього суду.
4.5. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України) збори суддів Корольовського районного суду м. Житомира можуть визначити особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ таким суддям.
4.6. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
5. Засади формування колегії суддів у Корольовському районному суді м. Житомира
5.1. Визначення (формування) колегії суддів Корольовського районного суду м. Житомира для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою документообігу суду.
5.2. Визначення складу суду за участі народних засідателів та присяжних для розгляду конкретної справи, у випадках передбачених законом, здійснюється автоматизованою системою документообігу суду.
5.3. У випадку, коли сформувати колегію суддів для розгляду кримінальних проваджень неможливо, до авторозподілу за рішенням зборів суддів включається суддя, що здійснює розгляд справ іншої спеціалізації.
6. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями
6.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється відповідно до вимог законодавства з дотриманням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 та погодженого Державною судовою адміністрацією України 02.04.2015 №45, та цих Засад та рішень зборів суддів Корольовського районного суду м. Житомира щодо особливостей такого розподілу.
7. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею
7.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа канцелярії суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою судді.
7.2. Інформація щодо передачі судової справи, щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи у строки, встановлені Законом.
8. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили
8.1. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків.
Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили, направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.
9. Особливості функціонування автоматизованої системи
в Корольовському районному суді м. Житомира
9. Збори суддів Корольовського районного суду м. Житомира мають визначені Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України № 30 від 26.11.2010 (зі змінами затвердженими рішенням Ради суддів України №79 від 22.07.2015), цими Засадами та Положенням про особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у Корольовському районному суді м. Житомира повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.
9.1 За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього пункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади використання автоматизованої системи документообігу суду і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 

9.2 У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Корольовського районного суду м. Житомира новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів суддів.