Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом в.о. голови суду
Корольовського районного суду м. Житомира
від 22.04.2026 № 29/К-с
ПОРЯДОК
про обробку та захист персональних даних, володільцем яких є
Корольовський районний суд м. Житомира
1.1. Положення про обробку та захист персональних даних, володільцем яких є Корольовський районний суд м.Житомира (далі - Положення) установлює загальні вимоги до організаційних заходів та технічних способів обробки й захисту персональних даних у Корольовському районному суді м.Житомира (далі – Суд) для створення умов захисту цих даних від незаконного оброблювання, а також від незаконного доступу до них.
1.2. Положення розроблено відповідно до Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації», «Про інформацію», «Про звернення громадян».
1.3. Терміни в Положенні вжито у значенні, наведеному в Законі України «Про захист персональних даних» (далі –Закон), також у такому значенні: працівники Суду – державні службовці, працівники патронатних служб, працівники, які виконують функції з обслуговування.
1.4. Цей Порядок є обов’язковим до виконання для посадових осіб Суду, які відповідно до своїх посадових обов’язків мають доступ до персональних даних та обробляють персональні дані, володільцем яких є Суд.
1.5. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, за якими її ідентифікують або вона може бути конкретно ідентифікована.
1.6. Персональні дані, що обробляються в Суді, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, визначених частинами другою, третьою статті 5 Закону.
1.7. Обробка персональних даних, щодо яких встановлено особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону.
1.8. Взаємодія з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини здійснюється в порядку, визначеному Законом та Законом України «Про Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини».
2.1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Суд, здійснюється з метою:
- виконання покладених на суд завдань щодо здійснення правосуддя відповідно до визначених законом засад та процедур судочинства з метою захисту особи, суспільства та держави від корупційних і пов’язаних із ними злочинів та судового контролю за досудовим розслідуванням цих злочинів, дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні, адміністративному та цивільному судочинстві, у справах про адміністративні правопорушення;
2.2. Суд здійснює обробку персональних даних на підставах визначених частиною першою статті 11 Закону, зокрема за згодою суб’єкта персональних даних, за винятком тих випадків, коли така згода не вимагається Законом.
Згода суб’єкта на обробку його персональних даних є добровільною та інформованою та надається у письмовій формі (додаток 1).
склад персональних даних та спосіб їх збору
3.1. Суд здійснює обробку персональних даних таких категорій суб'єктів:
3.2. Склад персональних даних, які обробляє Суд, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.
3.3. Суд опрацьовує такі персональні дані:
- суддів Суду, працівників апарату суду: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності); рік та місце народження, паспортні дані; реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) військово-облікові, автобіографічні дані; відомості про освіту; наявність спеціальних знань або підготовки; трудову діяльність; стан здоров’я (в обсязі, необхідному для реалізації трудових відносин і для забезпечення вимог законодавства у сфері охорони праці); сімейний стан і склад сім’ї; зареєстроване та фактичне місце проживання; засоби зв’язку (телефон, електронна пошта); наявність прав на пільги та компенсації; фотографічні зображення; інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена законодавством;
- кандидатів, які претендують на вступ на державну службу, на зайняття вакантних посад в Суді, осіб які проходять стажування, а саме: прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), рік та місце народження, паспортні дані, РНОКПП, зареєстроване та фактичне місце проживання, відомості про військовий облік; відомості про освіту, науковий ступінь, учене звання, наявність спеціальних знань або підготовки; автобіографічні дані; відомості про засоби зв'язку (телефон, електронна пошта); інші відомості визначені КзПП України, ЗУ «Про державну службу», Порядком проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженим постановою КМУ від 25 березня 2016 року № 246 зі змінами, тощо;
- осіб, що звертаються у порядку, визначеному законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", іншими законами: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності); місце проживання та роботи; відомості про наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення; засоби зв’язку (телефон та/або електронна пошта); інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням надає про себе;
- учасників судового провадження: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата і місце народження; паспортні дані; РНОКПП; відомості про місце проживання (фактичне та місце реєстрації), номери приватних телефонів, адреса особистої електронної пошти, а також інша конфіденційна інформація необхідна під час розгляду судових проваджень та в подальшому, для виконання судових рішень;
- викривачів: прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), відомості про місце проживання (фактичне та місце реєстрації), номери приватних телефонів, адреса особистої електронної пошти, а також інша конфіденційна інформація, яку особа надала про себе у повідомлення.
Джерелами відомостей про суб’єкта персональних даних є видані на його ім’я документи, підписані ним документи, інші відомості, які суб’єкт надає про себе.
3.4. Підставами для обробки персональних даних в Суді є:
- виконання Судом повноважень відповідно до чинного законодавства України;
- організаційне, аналітичне, юридичне, інформаційне та матеріально-технічне забезпечення діяльності Суду;
Суб’єкт права на звернення до Суду, повідомляючи у зверненні ті персональні дані, які вважає за доцільне, цим надає згоду на обробку їх у Суді задля досягнення мети, з якою такий суб’єкт звернувся.
Застереження з цього приводу вносять до інформаційних матеріалів щодо звернення до Суду, що їх розміщують на офіційному веб сайті Суду, у письмових повідомленнях Суду для суб’єктів, які звертаються до Суду, або оприлюднюють у інший спосіб.
Під час особистого прийому громадян, консультування в телефонному, електронному режимах працівники Суду роз’яснюють ( у разі потреби) особам, які звертаються або мають намір звернутися до Суду, мету і правові підстави обробки їхніх персональних даних, повідомляють про порядок їх зберігання, передавання третім особам та їх захисту під час обробки у Суді.
3.5. Особа, яка претендує на зайняття вакантної посади у Суді, надаючи з власної волі кадровій службі по роботі з персоналом Суду потрібні для зайняття цієї посади документи та інформацію, що містить персональні дані, цим надає дозвіл на їх обробку в Суді відповідно до закону виключно для реалізації трудових відносин.
4.1. Для забезпечення реалізації норм частини другої статті 24 Закону наказом Голови Суду призначається особа відповідальна за організацію роботи пов’язаної із захистом персональних даних в Суді (за її згодою) (далі –Відповідальна особа), Наказ доводиться до відома Відповідальної особи під підпис.
4.2. Відповідальна особа:
- Інформує та консультує керівництво та працівників Суду з питань додержання законодавства про захист персональних даних.
- Взаємодіє з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини та визначеними ним посадовими особами його Секретаріату з питань запобігання та усунення порушень законодавства про захист персональних даних.
- Забезпечує реалізацію прав суб’єктів персональних даних.
- У разі виявлення порушень законодавства про захист персональних даних та/або цього Положення повідомляє про це Голову Суду з метою вжиття необхідних заходів.
- Аналізує загрози безпеці персональних даних.
- Відстежує зміни у законодавстві про захист персональних даних, за необхідності ініціює внесення змін чи доповнень до цього Положення.
- Погоджує проєкти положень про структурні підрозділи, працівниками яких обробляються персональні дані, та посадових інструкцій працівників, які обробляють персональні дані або мають доступ до них, за необхідності ініціює внесення необхідних змін та доповнень до положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій.
4.3. Відповідальна особа має право:
- На доступ до будь-яких персональних даних, які обробляються у Суді, та до всіх приміщень Суду, де обробляються такі дані.
- Перевіряти стан дотримання працівниками Суду законодавства у сфері захисту персональних даних та виконання вимог Положення, брати участь у службових розслідуваннях з питань порушень порядку обробки та захисту персональних даних.
- Вносити Голові Суду пропозиції про розмежування доступу працівників до обробки персональних даних відповідно до їх посадових обов’язків.
5.1. Відповідно до Закону працівник Суду як фізична особа, щодо якої здійснюється обробка її персональних даних:
5.1.1. Є суб’єктом персональних даних.
5.1.2. Має право:
- знати про місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки;
- на доступ до своїх персональних даних;
- отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
- на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням;
- на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
- застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
- звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради з прав людини або суду;
- вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди на обробку персональних даних ( наприклад, у разі відмови працівника від передання його персональних даних банківській установі в межах реалізації зарплатного карткового проєкту та за бажання отримувати заробітну плату особисто бухгалтерії);
- знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
- інші права, визначені статтею 8 Закону.
Інформація про права у сфері захисту персональних даних, володільця персональних даних, третіх осіб, яким можуть передаватися персональні дані, доводиться до працівника під час прийняття на роботу одночасно зі збором персональних даних, необхідних для реалізації трудових відносин, відповідно до статті 12 Закону.
5.1.3. Зобов’язаний повідомляти Відповідальну особу про зміну своїх персональних даних, що підлягають обробці.
6.1. Працівники Суду, які обробляють персональні дані мають бути обізнані з вимогами Закону та інших нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.
6.2. Зобов’язані:
6.2.1. Використовувати персональні дані лише відповідно до службових обов’язків, запобігаючи втраті персональних даних або їх неправомірному використанню;
6.2.2. Не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків (крім випадків, передбачених законом), при цьому таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом;
Працівники, які мають доступ до персональних даних, дають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних за формою згідно з додатком 2 до цього Положення;
Зобов’язання про нерозголошення персональних даних реєструється в журналі реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних за формою згідно з додатком 3 до цього Порядку, що ведеться службою управління персоналом як форма обліку посадових осіб, які мають доступ до персональних даних.
6.2.3. Терміново повідомляти Відповідальну особу в разі:
- втрати або неумисного знищення носіїв інформації з персональними даними;
- втрати ними ключів від приміщень, сейфів, шаф, де зберігаються персональні дані;
- якщо ідентифікаційні дані для входу в автоматизовану систему стали відомі іншим особам, за винятком системного адміністратора підприємства;
- виявлення спроби несанкціонованого доступу до персональних даних.
6.2.4. При звільненні з роботи або переведенні на іншу посаду своєчасно передати керівнику апарату суду, носії інформації, що містять персональні дані, які були отримані або створені особисто чи спільно з іншими працівниками під час виконання посадових обов’язків.
7.1. Збирання та накопичення персональних даних суддів та працівників апарату Суду здійснюється шляхом надання ними відповідних документів (відомостей), визначених Кодексом законів про працю України, Законом України "Про державну службу", іншими законами.
Накопичення персональних даних суддів та працівників апарату Суду здійснюється в електронному вигляді за допомогою комп’ютерної програми"Д-3", інформаційно-аналітичної системи "Кадри-WEB" та в особових справах працівників. Персональні дані, що містяться в особових справах працівників, також збираються та накопичуються в паперовому вигляді.
7.2. Збирання та накопичення персональних даних кандидатів на зайняття вакантних посад здійснюється шляхом надання ними відповідних документів (відомостей), визначених Кодексом законів про працю України, Законом України "Про державну службу", іншими законами.
Накопичення персональних даних кандидатів на зайняття вакантних посад здійснюється в паперовому вигляді.
7.3. Персональні дані осіб, які звертаються до Суду в порядку, визначеному законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", іншими законами, збираються шляхом використання документів (відомостей), зазначених ними у зверненнях та запитах.
Накопичення персональних даних осіб, які звертаються до суду в порядку, визначеному законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації", "Про адвокатуру та адвокатську діяльність", іншими законами, здійснюється в паперовому вигляді, а також в електронному вигляді за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
7.4. Персональні дані учасників судового провадження збираються та накопичуються відповідальними особами апарату Суду відповідно до їх посадових обов’язків - з метою забезпечення розгляду судових справ та подальшого звернення до виконання судових рішень.
Накопичення персональних даних учасників судового провадження здійснюється в паперовому, а також в електронному вигляді за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».
7.5. Відповідальною особою Суду обробляються персональні дані викривачів у процесі внесення до Єдиного порталу повідомлень викривачів отриманої інформації про можливі факти корупційних або пов’язаних із корупцією правопорушень, інших порушень Закону України «Про запобігання корупції», а також під час розгляду зазначених повідомлень відповідно до Закону України «Про запобігання корупції».
7.6. У випадках, передбачених статтями 12 та 21 Закону, суб’єкт персональних даних повідомляється:
про володільця персональних даних (Суд), склад та зміст зібраних персональних даних, права, визначені Законом, мету збору персональних даних та про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, – в момент збору персональних даних, якщо персональні дані збираються у суб’єкта персональних даних;
в інших випадках – протягом тридцяти робочих днів з дня збору персональних даних, крім випадків, встановлених законом;
про передачу персональних даних третій особі – протягом десяти робочих днів, якщо цього вимагають умови його згоди або інше не передбачено законом. Таке повідомлення не здійснюються у разі: передачі персональних даних за запитами при виконанні завдань оперативно-розшукової чи контррозвідувальної діяльності, боротьби з тероризмом; виконання органами державної влади та органами місцевого самоврядування своїх повноважень, передбачених законом; здійснення обробки персональних даних в історичних, статистичних чи наукових цілях; повідомлення суб’єкта персональних даних відповідно до вимог частини другої статті 12 Закону;
про зміну, видалення чи знищення персональних даних або обмеження доступу до них – протягом десяти робочих днів. Також протягом десяти робочих днів повідомляються суб'єкти відносин, пов'язаних із персональними даними, яким ці дані було передано.
Володілець зберігає інформацію (документи), які підтверджують надання суб’єкту персональних даних інформації, переліченої в другому-четвертому абзацах цього пункту, протягом усього періоду обробки персональних даних.
8.1. Персональні дані в Суді обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше ніж це необхідно, відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством, зокрема у сфері архівної справи та діловодства.
8.2. Суд забезпечує належні умови зберігання всіх видів документів, що містять персональні дані, в порядку, визначеному нормативно-правовими актами, що регламентують їх створення, порядок ведення й зберігання.
8.3. Відбір для знищення документів, що містять персональні дані, строки зберігання яких закінчилися, проводить експертна комісія Суду. Знищення паперових документів з персональними даними здійснюють у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних (подрібнення спеціальним приладом, спалювання тощо).
9.1. Персональні дані видаляються або знищуються в порядку, встановленому Законом.
9.2. У разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості невідкладно змінюються або знищуються посадовими особами Суду, які здійснюють обробку персональних даних в обсягах, визначених їх посадовими інструкціями.
9.3. Зміни до персональних даних також вносяться на підставі:
- вмотивованої письмової вимоги суб’єкта персональних даних;
- припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
- рішення суду, що набрало законної сили;
- звернення інших суб’єктів відносин, пов’язаних із персональними даними, якщо на це є згода суб’єкта персональних даних.
9.4. Персональні дані підлягають видаленню або знищенню в разі:
- закінчення строку зберігання персональних даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або Законом;
- припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних Суду, якщо інше не передбачено Законом;
- видання відповідного припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
- набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.
9.5. Суб’єкт персональних даних має право пред’являти Суду вмотивовану вимогу щодо заборони обробки своїх персональних даних (їх частини) та/або зміни їх складу/змісту, у тому числі якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними. Така вимога розглядається Судом протягом 10 днів з моменту отримання.
Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта (їх частини) обробляються незаконно, посадові особи Суду припиняють обробку персональних даних суб’єкта та інформують про це суб’єкта персональних даних у письмовій формі засобами поштового зв’язку та/або в електронній формі.
Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта (їх частини) є недостовірними, посадові особи Суду припиняють обробку персональних даних суб’єкта (чи їх частини) та/або змінюють їх склад/зміст та інформують про це суб’єкта персональних даних у письмовій формі засобами поштового зв’язку та/або в електронній формі.
У разі якщо вимога не підлягає задоволенню, суб’єкту надається вмотивована відповідь щодо відсутності підстав для її задоволення.
9.6. Суб’єкт персональних даних має право відкликати згоду на обробку персональних даних без зазначення мотивів, у разі якщо єдиною підставою для обробки є згода суб’єкта персональних даних. З моменту відкликання згоди Суд припиняє обробку персональних даних.
9.7. Персональні дані, зібрані з порушенням вимог Закону, видаляються або знищуються в установленому законодавством порядку, у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.
10.1.Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних на обробку цих даних, відповідно до вимог Закону.
10.2.Порядок доступу третіх осіб до персональних даних, які перебувають у володінні Суду як розпорядника публічної інформації, визначається Законом України "Про доступ до публічної інформації".
10.3. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог цього Закону або неспроможна їх забезпечити.
10.4. Про передачу персональних даних третій особі Суд протягом десяти робочих днів повідомляє суб'єкта персональних даних, якщо цього вимагають умови його згоди або інше не передбачено Законом.
Таке повідомлення не здійснюється у разі:
- передачі персональних даних за запитами при виконанні завдань оперативно-розшукової чи контррозвідувальної діяльності, боротьби з тероризмом;
- виконання органами державної влади та органами місцевого самоврядування своїх повноважень, передбачених Законом;
- здійснення обробки персональних даних в історичних, статистичних чи наукових цілях;
- повідомлення суб’єкта персональних даних відповідно до вимог частини другої статті 12 цього Закону.
11.1 Посадові особи Суду, виконання обов’язків яких пов’язане з обробкою персональних даних, володільцем яких є Суд, користуються доступом лише до тих персональних даних (їх частин) суб’єктів, що необхідні їм у зв’язку з виконанням своїх посадових обов’язків.
Усі інші працівники Суду мають право на повну інформацію лише стосовно власних персональних даних.
11.2. Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов’язання про нерозголошення персональних даних відповідною посадовою особою Суду.
11.3. Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення посадової особи Суду, та/або його переведення на посаду в Суді, виконання обов’язків на якій не пов’язане з обробкою персональних даних.
11.4. У разі припинення діяльності, пов’язаної з обробкою персональних даних у Суді (звільнення посадової особи Суду, яка мала доступ до персональних даних, переведення її на іншу посаду, що не передбачає роботи з персональними даними), вживаються заходи щодо унеможливлення доступу такої особи до персональних даних, а документи та інші носії, що містять персональні дані суб’єктів персональних даних, передаються іншій посадовій особи Суду.
11.5. Суб’єкт персональних даних має право на одержання від Суду будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених Законом.
12.1. Суд вживає заходів щодо забезпечення захисту персональних даних на всіх етапах їх обробки в Суді, зокрема за допомогою організаційних і технічних заходів, спрямованих на запобігання їх випадковій втраті або знищенню, незаконній обробці, у тому числі незаконному знищенню чи доступу до персональних даних сторонніх осіб.
12.2. Організаційні заходи охоплюють:
- визначення порядку доступу до персональних даних працівників Суду;
- визначення порядку ведення обліку операцій, пов’язаних із обробкою персональних даних суб’єкта та доступом до них;
- розроблення плану дій на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, виникнення надзвичайних ситуацій;
- регулярне навчання співробітників, які працюють з персональними даними.
12.3.Персональні дані залежно від способу їх зберігання (паперові, електронні носії) обробляються у такий спосіб, щоб унеможливити доступ до них сторонніх осіб.
12.4. З метою забезпечення безпеки обробки персональних даних вживаються спеціальні технічні заходи захисту, у тому числі щодо виключення несанкціонованого доступу до персональних даних, що обробляються, та роботи технічного і програмного комплексу, за допомогою якого здійснюється обробка персональних даних.
12.5. В інформаційно-телекомунікаційних системах Суду забезпечується захист персональних даних від несанкціонованого та неконтрольованого ознайомлення з ними, їх модифікації, знищення, копіювання, поширення.
12.6. З метою зниження ризиків незаконного розкриття персональних даних під час їх передачі або обробки додатково можуть застосовуватися криптографічний захист інформації, електронний підпис та інші методи захисту.
12.7. За порушення вимог законодавства про захист персональних даних посадові особи несуть відповідальність, встановлену Законом.
У разі порушення законодавства про захист персональних даних проводиться службова перевірка, за результатами якої:
Керівник апарату суду Тетяна ГОНЧАР
_03_03.png)
