Перехід на електронну трудову книжку: що необхідно знати

Перехід на електронну трудову книжку: що необхідно знати

            З 10 червня 2026 року облік трудового стажу в Україні здійснюватиметься виключно в електронному вигляді. Громадянам надавалося п'ять років для переходу на нову систему. Закон "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електроній формі" не передбачає штрафних санкцій або втрати стажу у разі неподання документів до встановленого терміну.

            Особам, трудова діяльність яких розпочалася до 2004 року, рекомендується перевірити наявність відповідних відомостей в електронному реєстрі Пенсійного фонду України (далі - ПФУ). Страховий стаж на вебпорталі ПФУ відображається з 1 січня 2004 року, дані за попередні періоди вносяться окремо на підставі поданих документів. Весь трудовий стаж, набутий до 2004 року, повністю зараховується при визначенні загального страхового стажу.

            Порядок подання документів для оцифрування трудової книжки:

1. увійдіть до особистого кабінету на вебпорталі ПФУ з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
2. перейдіть до розділу «Комунікації з ПФУ» та оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини»;
3. внесіть необхідні дані та надайте згоду на обробку персональної інформації;
4. завантажте скан-копії підтверджувальних документів, підпишіть заяву електронним підписом і направте її до ПФУ;
5. відстежуйте стан розгляду заяви в розділі «Мої звернення».

            Вимоги до скан-копій документів:

скан-копії мають бути чіткими, кольоровими, містити всі записи, печатки та підписи. Файли подаються у форматі JPG або PDF, обсягом не більше 1 МБ, рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.

            Дії після оцифрування трудової книжки:

1. перевірка даних, переконайтесь, що новий запис відображається в електронному кабінеті ПФУ;
2. узгодження з роботодавцем, перевірте правильність дат, посади та типу роботи у внесених відомостях;
3. збереження підтверджень.

            У разі відсутності оновлення або виникнення помилки:

необхідно надіслати запит через кабінет ПФУ або звернутися до відділення, додавши скан-копії наказів і підтверджувальних документів від роботодавця. ПФУ внесе або скоригує відповідні дані.

            Якщо ПФУ не бачить оновлення або виникає помилка:

1. надішліть запит через кабінет ПФУ або у відділення;
2. додайте скани наказів, заяв або підтверджувальних документів від роботодавця;
3. ПФУ внесе або скоригує дані у вашій електронній трудовій книжці.

            Окремі періоди зараховуються до страхового стажу не за трудовою книжкою, а на підставі інших документів:

• диплом про здобуття вищої освіти (у разі відсутності дат — додаток до диплома);
• свідоцтво про шлюб або розірвання шлюбу (при зміні прізвища);
• свідоцтва про народження дітей (для зарахування жінкам періоду відпустки по догляду за дитиною);
• військовий квиток (для зарахування періоду проходження військової служби)

Сектор по роботі з персоналом