Інформація щодо електронного документообігу

У судовому процесі дедалі більше застосовується електронний документообіг, до  суду надходять від учасників справ заяви, скарги, клопотання, звернення, інші документи в електронній формі, що прискорює розв'язання процесуальних питань.

Подання до суду документів із використанням підсистеми «Електронний суд» забезпечує ідентифікацію ініціатора відповідного звернення та підписання документів електронним цифровим підписом (ЕЦП).

Водночас документи надходять до суду і поза вказаною підсистемою, з використанням електронної пошти та різноманітних поштових клієнтів, при цьому, не всі учасники процесу виконують вимоги щодо підписання поданих в електронній формі документів ЕЦП.

Корольовський районний суд м. Житомира вже наголошував на тому, що  документи в електронній формі, не підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), розглядатимуться як не підписані ініціаторами звернень і подані особами, які належним чином не ідентифіковані.

Законом України «Про електронний документообіг» передбачено, що:

- електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 ч. 1);

- для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис;

- накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 ч.ч. 1, 2);

- оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги».

За приписами Закону України «Про електронні довірчі послуги» -  кваліфікований електронний підпис (КЕП) – удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (ст. 1 ч. 1 п. 23).

Кваліфікований електронний підпис вважається таким, що пройшов перевірку та отримав підтвердження, якщо:

- перевірку кваліфікованого електронного підпису проведено засобом кваліфікованого електронного підпису;

- перевіркою встановлено, що відповідно до вимог цього Закону на момент створення кваліфікованого електронного підпису був чинним кваліфікований сертифікат електронного підпису підписувача;

- за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису здійснено ідентифікацію підписувача;

- під час перевірки за допомогою кваліфікованого сертифіката електронного підпису отримано підтвердження того, що особистий ключ, який належить підписувачу, зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису;

- під час перевірки підтверджено цілісність електронних даних в електронній формі, з якими пов'язаний цей кваліфікований електронний підпис (ст. 18 ч. 2);

- кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису (ст. 18 ч. 4).

Враховуючи викладене, шановні учасники судових проваджень враховуйте ці та інші вимоги законодавства у сфері електронного документообігу та подаючи до суду документи в електронній формі забезпечуйте підписання КЕП як власне відповідних заяв, скарг, клопотань, так і підписання в аналогічний спосіб доданих документів, що містяться у прикріплених до звернень файлах.

Додавайте до поданих в електронній формі документів докази перевірки відповідних файлів на наявність ЕЦП або КЕП (до прикладу, протокол створення та перевірки кваліфікованого та удосконаленого електронного підпису), адже це спростить вирішення технічних і процесуальних питань щодо відповідного звернення.

 Пресслужба